Onboarding-Prozess: 5 Tipps für den optimalen Ablauf

Sowohl für das Unternehmen selbst als auch für neue Mitarbeiter:innen ist ein guter Start sehr wichtig. Deshalb sollten Sie auf einen Onboarding-Prozess setzen. In diesem Zuge werden Mitarbeiter:innen mit neuen Kenntnissen und Fähigkeiten ausgestattet, die sie benötigen, um den Beruf ausüben zu können. 🎓

Das Onboarding neuer Mitarbeiter entwickelt sich immer weiter. Mittlerweile gibt es ausgereifte Programme, die den Start in den neuen Job vereinfachen sollen. Wir von kroot geben Ihnen 5 Tipps für einen Onboarding-Prozess, der Ihnen und Ihren neuen Mitarbeiter:innen zahlreiche Vorteile bringt. 👏

Onboarding: Die Bedeutung für Unternehmen

Der Onboarding-Prozess ist dafür da, im Zuge der Mitarbeitergewinnung eine:n neue:n Mitarbeiter:in oder Auszubildende:n zu einem funktionierenden und zufriedenen Mitglied des Unternehmens zu machen. Dabei gibt es verschiedene Konzepte, die von Unternehmen angewendet werden. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie sich an die 4 K’s beim Onboarding-Prozess halten:

1. Konformität: Bringen Sie Ihren Mitarbeiter:innen die grundlegenden Unternehmensrichtlinien bei.
2. Klärung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen sich ihrer Verantwortungen bewusst sind.
3. Kultur: Stellen Sie formale und informelle Normen bereit.
4. Klima: Neue Mitarbeiter:innen sollten das Gefühl haben, willkommen und ein Teil des Teams zu sein.

Wir geben Ihnen hilfreiche Tipps, wie der Onboarding-Prozess auch in Ihrem Unternehmen zum vollen Erfolg wird, die sich nach den folgenden 5 Phasen des Prozesses richten:

1. Der Onboarding-Prozess vor dem ersten Arbeitstag

Schon vor dem ersten Arbeitstag können Sie einiges dafür tun, dass sich neue Mitarbeiter:innen gut einleben. Dazu gehört, alle wichtigen Formalitäten zu klären. Hat der oder die Neue passende Dienstkleidung und Ausstattung? Sind alle Zugriffsrechte geklärt? Nur dann ist ein guter Start in den neuen Job möglich.

Zudem sollten Sie wichtige Informationen liefern: Besprechen Sie rechtzeitig den Ort und die Zeit für den Startpunkt. Weiß die Person das Wesentliche? Solche Informationen können Sie in schriftlicher Form per E-Mail weitergeben. 📩

Wichtig ist auch, die Kolleg:innen einzubinden. Sekretariat, Office Management, IT und Pat:innen sollten Bescheid wissen. Nur so können sie die neue Person auch willkommen heißen und unterstützen.

Denken Sie auch daran, den Arbeitsplatz einzurichten. Der Zugang zu den Räumlichkeiten sollte bereits ab dem ersten Tag freigeschaltet sein. Bekommt der oder die Neue einen Firmenwagen oder ein Firmentelefon? Dann sollte dies im Zuge des Onboarding-Prozesses ebenfalls im Voraus bestellt werden. 💻

2. Onboarding neuer Mitarbeiter am ersten Arbeitstag

Der erste Arbeitstag ist gekommen: Nun gilt es, den oder die neue:n Mitarbeiter:in willkommen zu heißen und allen vorzustellen. Eine kleine Vorstellungsrunde im Zuge eines Teammeetings kann sinnvoll sein. Viele Mitarbeiter:innen fühlen sich besonders wertgeschätzt, wenn sie eine kleine Aufmerksamkeit zur Begrüßung erhalten. 🎁

Damit der Teamgeist gestärkt wird, sollte der Onboarding-Prozess am ersten Tag ein gemeinsames Mittagessen beinhalten. So kann eine vertrauensvolle Basis geschaffen werden, die für die zukünftige Zusammenarbeit essenziell ist.

3. Onboarding in der ersten Arbeitswoche

Bevor der Onboarding-Prozess startet, sollte der oder die Mitarbeiter:in wissen, was auf ihn oder sie zukommt. Wichtig ist, die neue Person nicht zu überfordern. Die Einarbeitung sollte zudem schriftlich dokumentiert und nicht nur mündlich erteilt werden.

Weisen Sie erste Aufgaben, die in den Tätigkeitsbereich gemäß der Jobanzeige fallen, zu und klären Sie Rechtliches. Auch ein Unternehmensrundgang ist nicht zu vergessen. So lernt der oder die neu:e Kolleg:in nicht nur die eigene Abteilung, sondern auch die anderen Bereiche besser kennen.

In diesem Zuge können Sie gleich die Unternehmensziele klären, Unternehmenswerte vermitteln und Produkte vorstellen. So weiß der oder die Mitarbeiter:in, worauf es zu achten gilt.

4. Der Onboarding-Prozess nach der ersten Arbeitswoche

Nach der ersten Arbeitswoche sollten Sie die bisherigen Eindrücke abfragen. Hat der oder die Mitarbeiter:in etwas Positives oder Negatives anzumerken? Ist ihm oder ihr etwas Besonderes aufgefallen? So können auch Sie aus dem Onboarding-Prozess lernen.

Da es sehr viele Eindrücke zu verarbeiten gibt, sollten Sie neue Informationen im Onboarding-Prozess in mehrere Etappen aufteilen. Allerdings sollte der oder die Neue alle wichtigen Dinge bereits am Ende der ersten Woche wissen.

5. Onboarding nach 4-8 Wochen

Der Onboarding-Prozess ist keineswegs nach einer Woche abgeschlossen. In der folgenden Zeit geht es besonders um Feedback. Dabei sollte nicht nur die Arbeit des neuen Mitarbeiters beurteilt werden, diese:r sollte auch eine Chance haben selber Feedback zu äußern. 💬

Zudem sollten interne Kontakte gefördert werden. Ein abteilungsübergreifender Austausch ist empfehlenswert. Das fördert das Betriebsklima und sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeiter:innen schneller einleben können.

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Häufig gestellte Fragen zum Onboarding-Prozess

Was ist der Onboarding-Prozess?

Durch den Onboarding-Prozess holt man neue Mitarbeiter:innen durch eine zielgerichtete Integration an Bord.

Was gehört alles zum Onboarding-Prozess?

1. Begrüßung
2. Mit Kolleg:innen bekannt machen
3. Pat:in zuweisen
4. Gespräch mit Vorgesetzten
5. Arbeitsplatz kennenlernen
6. Arbeitsläufe und Tätigkeiten kennenlernen

Wie sieht ein gutes Onboarding aus?

Es ist essenziell, neuen Mitarbeiter:innen das Onboarding-Manual zu zeigen, damit auf jede Frage schnell eine Antwort gefunden werden kann. Zudem sollte der oder die Neue zu Beginn des Onboarding-Prozesses vorgestellt und eine:nPat:in zugewiesen bekommen.